Juicio de cuentas ante Contraloría: plazo, prueba y recursos.

Juicio de cuentas ante la Contraloría: plazo para contestar el reparo, prueba y recursos

La notificación de un reparo formulado por la Contraloría General de la República da inicio a un procedimiento que puede terminar con la obligación de reintegrar altas sumas de dinero al Estado. Por esa razón, no debe considerarse una simple observación administrativa o contable.

El juicio de cuentas se encuentra regulado en el texto refundido de la Ley Nº 10.336, sobre Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, fijado por el Decreto Nº 2.421, de 1964. Se trata de un procedimiento especial, con autoridades, plazos, medios de prueba y recursos propios, que no necesariamente coinciden con las reglas generales de los juicios civiles.

Una defensa adecuada exige revisar el reparo, determinar la intervención efectiva del afectado, reunir oportunamente los antecedentes y contestar de manera concreta cada uno de los hechos y fundamentos jurídicos invocados.

¿Cuál es el plazo para contestar el reparo en un juicio de cuentas?

El reparo debe contestarse dentro del plazo de quince días hábiles, contado desde su notificación.

Aunque muchas personas buscan esta información utilizando la expresión “plazo para contestar la demanda en un juicio de cuentas”, ambas formulaciones conducen en este caso a la misma actuación procesal. El artículo 107 bis del Decreto N.º 2.421 establece expresamente que el reparo constituye la demanda en el juicio de cuentas.

De acuerdo con el artículo 109, el demandado dispone de quince días para contestar desde que es notificado. No son días hábiles los sábados, domingos y festivos. A su vez, el artículo 130 señala que los plazos de días previstos para la rendición, examen y juzgamiento de las cuentas comprenden solamente días hábiles.

Si el notificado reside fuera de los límites urbanos de la ciudad, corresponde agregar el aumento de la tabla de emplazamiento establecido en el Código de Procedimiento Civil.

¿Puede ampliarse el plazo de quince días?

Sí. El plazo para contestar el reparo puede ampliarse.

El artículo 112 faculta al juez de primera instancia para conceder ampliaciones cuando, a su juicio, sean atendibles las razones invocadas. Asimismo, el propio artículo 109 permite que el juez otorgue una ampliación antes de declarar la rebeldía del demandado.

La ampliación no opera automáticamente por el solo hecho de solicitarla. Debe pedirse oportunamente, explicar de manera concreta las circunstancias que impiden preparar la defensa dentro del plazo original y, cuando corresponda, acompañar antecedentes que respalden la petición.

La extensión del expediente, la antigüedad de los hechos, la necesidad de reunir documentos conservados en distintas dependencias o la existencia de circunstancias personales debidamente justificadas pueden servir de fundamento para solicitarla.

Mientras la ampliación no sea concedida, el afectado debe actuar considerando que el plazo original continúa transcurriendo.

¿Qué es el examen de cuentas?

El juicio de cuentas debe distinguirse del examen que lo precede.

Conforme al artículo 95 del Decreto N.º 2.421, el examen de las cuentas tiene por objeto fiscalizar la percepción de las rentas y la inversión de los fondos de las entidades sometidas al control de la Contraloría. También busca comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad de la documentación y la exactitud de las operaciones aritméticas y contables.

Como resultado de este examen, la Contraloría puede:

Las observaciones y los reparos no son equivalentes. Las primeras pueden referirse a deficiencias susceptibles de ser aclaradas o corregidas. El reparo, en cambio, da origen al correspondiente juicio de cuentas.

El reparo constituye la demanda

El artículo 107 bis establece expresamente que el reparo constituye la demanda en el juicio de cuentas. Debe ser formulado por el jefe de la división o por el Contralor Regional correspondiente ante el juez de primera instancia.

El reparo debe contener:

La legislación, por tanto, no trata al reparo como una mera comunicación del resultado de una auditoría. Es el acto que cierra el examen desfavorable de la cuenta y que, al mismo tiempo, actúa procesalmente como demanda.

La demanda debe notificarse personalmente. Si el cuentadante no es habido después de ser buscado en la forma prevista por la ley, puede practicarse la notificación por cédula, cumpliendo los requisitos establecidos en el artículo 108.

El plazo de un año para formular el reparo

Otro plazo especialmente relevante es el contemplado en el artículo 96 del Decreto N.º 2.421. Según esta disposición, toda cuenta debe ser examinada, finiquitada o reparada dentro de un plazo que no exceda de un año, contado desde que haya sido recibida por la Contraloría.

Una vez vencido ese plazo, cesa la responsabilidad del cuentadante y la que pudiera afectar a terceros dentro de este procedimiento especial, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y criminales que puedan hacerse efectivas conforme a las reglas generales.

Este término ha sido considerado un plazo de caducidad, pues es perentorio y su vencimiento produce el efecto legal de hacer cesar la responsabilidad perseguida mediante el juzgamiento de cuentas.

La jurisprudencia, sin embargo, ha discutido qué debe ocurrir dentro de ese año. En las causas roles N.º 2.842-2018 y N.º 2.878-2018, la Corte Suprema sostuvo que no bastaba con formular el reparo: era necesario que fuera notificado dentro del plazo anual.

Esta interpretación considera que el reparo posee un doble carácter. Por una parte, es el acto que culmina el examen de la cuenta y, por otra, es la demanda que inicia el juicio. Por ello, su eficacia respecto del afectado exigiría que fuera oportunamente notificado.

No obstante, en la causa Rol N.º 12.668-2018, resuelta prácticamente en la misma época, la Corte Suprema consideró suficiente la formulación del reparo dentro del año, atendido que se trata de un plazo de caducidad y no de prescripción.

La jurisprudencia no ha sido, por tanto, completamente uniforme. Frente a un reparo, resulta necesario revisar no solo su contenido, sino también la fecha de recepción de la cuenta, la fecha en que se formuló y la oportunidad en que fue notificado.

¿Quién puede ser demandado?

La calidad de demandado no debería deducirse únicamente del cargo o de la posición jerárquica que ocupaba una persona al momento de los hechos.

Los artículos 60 y 61 del Decreto N.º 2.421 vinculan la responsabilidad con las atribuciones que permiten o exigen la tenencia, uso, custodia o administración de fondos o bienes públicos. Además, la pérdida o deterioro debe resultar imputable a culpa o negligencia.

En consecuencia, una defensa puede exigir el análisis de:

La ley también contempla hipótesis particulares de responsabilidad. Por ejemplo, el artículo 103 establece responsabilidad directa y solidaria respecto de determinados reparos en cuentas de egresos fiscales para los funcionarios que aparecen firmando el giro.

Por ello, cada caso debe examinarse conforme a la naturaleza del gasto, las funciones de los involucrados y la norma específica invocada en el reparo.

¿Cómo debe contestarse el reparo?

La contestación debe responder separadamente cada hecho y fundamento jurídico. Una negativa genérica difícilmente será suficiente cuando el reparo comprende varias operaciones, períodos o actuaciones.

El artículo 109 dispone que con la contestación deben acompañarse todos los documentos que el cuentadante estime convenientes para su defensa.

Entre los antecedentes relevantes pueden encontrarse resoluciones, decretos, contratos, órdenes de compra, comprobantes de pago, informes técnicos, correos electrónicos, manuales de funciones, delegaciones de facultades, actas y documentos contables.

También debe distinguirse entre cuestiones que, aunque relacionadas, no son idénticas:

La constatación de una irregularidad administrativa no significa necesariamente que todas las personas que intervinieron en el procedimiento deban responder por la totalidad del perjuicio. La responsabilidad debe determinarse individualmente.

La prueba en el juicio de cuentas

La regulación probatoria se encuentra en el artículo 111.

La ley reconoce como medios de prueba:

Cuando se ofrece prueba con posterioridad a la contestación, el juez de primera instancia debe abrir un término probatorio de quince días. Ese período puede prorrogarse si las circunstancias lo exigen.

Por consiguiente, aunque resulta esencial acompañar los documentos disponibles al contestar, el procedimiento permite rendir otros medios probatorios. Para ello, conviene identificar claramente los hechos controvertidos y explicar la pertinencia de la prueba solicitada.

Sentencia de primera instancia

Una vez contestado el reparo o declarada la rebeldía, el jefe del departamento debe informar el expediente dentro de treinta días. Posteriormente interviene el Fiscal de la Contraloría, como representante de los intereses fiscales o de las instituciones públicas afectadas.

El conocimiento de la primera instancia corresponde al Subcontralor General, en calidad de juez de cuentas. Terminada la tramitación, la sentencia debe dictarse dentro de treinta días contados desde la última diligencia.

El artículo 115 permite que el juez dispense las faltas o defectos que no signifiquen un menoscabo de los intereses fiscalizados. Esta regla es importante, pues permite diferenciar las irregularidades meramente formales de aquellas que producen un perjuicio patrimonial.

Cuando no proceda una condena pecuniaria, el artículo 116 permite que el juez considere el reparo como una infracción administrativa y aplique una medida disciplinaria que no importe la expiración de funciones.

Recurso de apelación

Contra la sentencia de primera instancia procede un recurso de apelación dentro del plazo fatal de quince días hábiles, contado desde su notificación, más el aumento de la tabla de emplazamiento cuando corresponda.

La apelación se presenta ante el juez de cuentas para que sea conocida por el tribunal de segunda instancia. Este tribunal se encuentra integrado por el Contralor General, quien lo preside, y por dos abogados designados por el Presidente de la República a propuesta en terna del Contralor.

Si en la apelación se ofrecen pruebas que no pudieron rendirse en primera instancia o se alegan hechos nuevos, el tribunal puede abrir un término especial de prueba que no puede exceder de diez días.

Recurso de revisión

El artículo 126 contempla además el recurso de revisión contra la sentencia de segunda instancia.

Este recurso puede fundarse en:

El plazo para interponerlo es de tres meses para quienes residen en Chile y de seis meses para quienes se encuentran ausentes del país, contado desde la notificación del fallo.

No se trata de una tercera instancia general, sino de un recurso excepcional que debe fundarse en alguna de las causales expresamente contempladas por la ley.

La importancia de actuar oportunamente

El juicio de cuentas es un procedimiento especial que puede generar consecuencias patrimoniales y, en determinados casos, disciplinarias. Su defensa no debe limitarse a justificar contablemente el gasto cuestionado.

Desde la notificación es necesario comprobar inmediatamente el vencimiento del plazo de quince días hábiles, evaluar si existen fundamentos para solicitar una ampliación, revisar la fecha de formulación y notificación del reparo y comenzar la recopilación de documentos.

Una contestación oportuna permite discutir la calidad en que el afectado ha sido demandado, su intervención efectiva, la existencia de culpa o negligencia, la relación causal y la determinación del perjuicio.

En definitiva, el juzgamiento de cuentas no puede quedar reducido a la sola constatación de una irregularidad. Para imponer la obligación de reintegrar fondos públicos debe establecerse jurídicamente por qué esa pérdida resulta imputable a la persona demandada.